Esta guía explica el corte de caja del punto de venta de principio a fin: con qué dinero abre la caja, qué pasa durante el turno, cómo se cuenta al cerrar y cómo leer la diferencia que aparece al final.
El motivo más frecuente de un corte que «siempre sale negativo» es que el fondo de caja se registra al abrir pero no se cuenta al cerrar. Cuando eso pasa, el faltante no es un monto cualquiera: es exactamente el mismo importe del fondo, todos los días.
Sirve tanto para la vista nueva del punto de venta como para la vista clásica: cambian los colores y la posición de los botones, pero la cuenta que hace el sistema es la misma en las dos.
1. Las cuatro etapas de un corte
Un corte no es una pantalla, es el ciclo completo de un turno de caja. Empieza cuando el cajero abre y termina cuando el supervisor autoriza.
- Apertura. El cajero entra a la caja y registra el fondo con el que arranca: los billetes y monedas que ya están en el cajón para dar cambio. Aquí nace el corte.
- Turno. Se cobran ventas, se emiten notas de crédito y se hacen retiros de efectivo. El sistema va acumulando todo en ese corte.
- Cierre. El cajero cuenta el cajón, declara lo que hay por cada forma de pago y envía el corte. A partir de aquí el turno queda cerrado.
- Autorización. El supervisor compara lo declarado contra lo que calculó el sistema y autoriza o rechaza para que el cajero recuente.
Estados que verás en la lista de cortes
| Estado | Qué significa | Quién actúa |
|---|---|---|
| Abierta | El turno está en curso. Todas las ventas que se cobren se van a este corte. | Cajero |
| Por autorizar | El cajero ya contó y envió el corte. El dinero ya no se mueve. | Supervisor |
| Autorizada | Corte cerrado y firmado. Es el estado final. | — |
| Rechazada | El supervisor lo devolvió para recuento. El cajero vuelve a contar y lo reenvía con el botón Recontar. | Cajero |
Historial de cortes. Cada renglón es un turno: quién lo hizo, de qué hora a qué hora, cuánto se declaró y en qué estado quedó. Los filtros de arriba (Míos, Por autorizar, Todos) sirven para encontrar rápido lo que falta firmar.
Un corte rechazado no vuelve a abrirse: sigue cerrado y conserva su hora de cierre, así que las ventas del turno nuevo no se le mezclan. Solo se vuelve a capturar el conteo.
2. Abrir la caja: registrar el fondo
El fondo de caja —también llamado saldo inicial— es el dinero que ya está en el cajón antes de vender, el que sirve para dar cambio. Registrarlo bien es la mitad del corte.
Al entrar al punto de venta o a la caja sin un turno abierto, el sistema muestra la ventana Abrir corte de caja. Esa ventana no se puede cancelar: sin turno abierto no se puede cobrar.
- Cuenta el cajón antes de empezar. Separa billetes y monedas por denominación.
- Captura las piezas de cada denominación. Escribe cuántos billetes de $500, cuántas monedas de $10, etc. El campo Saldo inicial se calcula solo con lo que capturas: no se escribe a mano cuando hay desglose de denominaciones.
- Si manejas varias monedas, revisa cada pestaña. Cada divisa tiene su propio fondo. Una moneda que no revises abre en cero.
- Pulsa Abrir caja. El turno queda abierto y ya puedes cobrar.
Ventana de apertura. Se capturan las piezas de cada denominación y el Saldo inicial se calcula solo: aquí, 2 billetes de $500, 2 de $200, 1 de $50, 2 de $20 y 1 de $10 dan $1,500.00 con 8 piezas contadas. Las pestañas de arriba son las otras monedas de la empresa.
El fondo no se puede corregir después de abrir. Si te equivocaste o abriste sin capturar nada, avisa al supervisor antes de empezar a vender: él puede ajustar el monto declarado al momento de autorizar el corte. Si lo dejas pasar, la diferencia va a arrastrarse hasta el cierre.
¿Y si abro sin registrar el fondo?
El sistema te avisa y te deja abrir de todos modos, porque hay cajas que legítimamente arrancan en cero. Pero si el cajón sí tenía dinero, ese efectivo queda fuera de la contabilidad del turno: al cerrar va a aparecer como sobrante, y el fondo deja de estar controlado.
Aviso de monedas sin revisar. Si la empresa maneja varias divisas y no pasaste por sus pestañas, el sistema las lista antes de abrir. «Abrir de todos modos» deja esas monedas en cero.
Regla práctica: el fondo se cuenta y se captura todos los días, aunque sea siempre el mismo monto. Es un minuto al abrir que evita media hora de explicaciones al cerrar.
3. Durante el turno
Mientras la caja está abierta, la pantalla de Cortes muestra un panel en vivo con el estado del turno. Se actualiza solo cada minuto y también con el botón de refrescar.
Panel del turno. El número grande es lo que debería haber en el cajón en este momento: aquí $554.00, que salen del fondo de $1,500 más $54 de ventas en efectivo menos $1,000 que ya se retiraron. Cuando todavía no hay ventas, el mismo número aparece rotulado como Fondo de caja.
Sacar dinero del cajón: siempre como retiro
Cuando se junta mucho efectivo y hay que llevarlo a la caja fuerte o a depósito, se usa el botón Retirar efectivo. El retiro se captura también por denominaciones y, si supera el monto que la empresa configuró, pide la firma de un supervisor.
Recordatorio de retiro. Cuando el efectivo del cajón pasa el límite que configuró la empresa, el sistema lo dice y ofrece hacer el retiro en ese momento. Es un aviso, no un candado: «Ahora no» te deja seguir vendiendo.
Ventana de retiro. Se cuenta lo que sale del cajón, se elige el motivo (traslado a bóveda, depósito bancario, cambio de turno…) y el panel de la derecha muestra cuánto queda en caja. El disponible lo calcula el servidor: no se puede retirar más de lo que hay.
Un retiro registrado baja el efectivo esperado del turno, así que el corte sigue cuadrando. Dinero que sale del cajón sin registrarse como retiro es un faltante seguro al cierre — y no hay forma de reconstruirlo después.
4. Cerrar el corte: contar el cajón
El cierre se hace desde la pantalla de Cortes, con el botón Cerrar mi corte. Se abre la ventana de cierre, y ahí se declara lo que hay físicamente en la caja.
| Campo | Qué se captura |
|---|---|
| Saldo inicial | No se captura: llega precargado y bloqueado. Es el fondo que registraste al abrir. Está ahí solo para que lo veas. |
| Efectivo contado · cuenta el cajón | El desglose de billetes y monedas. Aquí va todo el efectivo que hay en el cajón, sin restarle nada. |
| Otras formas con movimiento | Tarjetas, vales, cheques, transferencias… lo que corresponda. Las formas sin movimiento vienen ocultas y se pueden abrir si necesitas declarar algo. |
El punto que más se confunde. El renglón Saldo inicial aparece arriba, aparte del conteo, y eso hace pensar que el fondo «ya está declarado ahí» y que en los billetes solo van las ventas. No es así: en el desglose de billetes y monedas se cuenta el cajón completo, con el fondo adentro.
El conteo también llega precargado con las denominaciones del fondo de apertura, para que solo lo ajustes a lo que de verdad hay. Revísalo pieza por pieza antes de guardar.
Ventana de cierre. A la izquierda el conteo del cajón y las otras formas de pago; a la derecha el arqueo en vivo: Saldo inicial $1,500 + Ventas en efectivo $78 − Retiros $1,000 = Esperado $578, contra los $578 contados. Diferencia $0.00 · Cuadra.
Si no cuadra, recontar en ese momento es más barato que explicarlo después. Una vez enviado el corte, la corrección ya pasa por el supervisor.
Al guardar, el corte queda Por autorizar y el turno cerrado. Desde la lista de cortes puedes ver e imprimir el comprobante en PDF.
5. La cuenta que hace el sistema
Toda la discusión del corte se reduce a una sola resta:
Efectivo esperado = Fondo de caja + Ventas en efectivo − Notas de crédito − Retiros
Y la diferencia del corte es: Contado − Esperado.
Tres precisiones que evitan malentendidos:
- El fondo suma, no se resta. El dinero con el que abriste sigue en el cajón al final del turno, así que forma parte de lo que se espera contar.
- Solo entra el efectivo. Las ventas con tarjeta, vales o transferencia no están en el cajón: se declaran en su propio renglón y se comparan aparte.
- Las ventas a crédito no cuentan. No hubo dinero, así que informan pero no entran al veredicto del arqueo.
Ejemplo completo
| Concepto | Monto | Nota |
|---|---|---|
| Fondo registrado al abrir | $ 1,500.00 | Capturado en la ventana de apertura |
| Ventas cobradas en efectivo | + $ 78.00 | Las calcula el sistema, no se capturan |
| Retiro a caja fuerte | − $ 1,000.00 | Registrado con el botón Retirar efectivo |
| Efectivo esperado en el cajón | $ 578.00 | Es lo que hay que contar |
Si al contar aparecen $578.00, el corte cuadra. Si aparecen $78.00 —solo lo vendido—, hay un faltante de $500.00: justo el fondo que seguía en la caja. Eso es lo que trata la siguiente sección.
6. El faltante que vale exactamente lo mismo que el fondo
Es el descuadre más común y el más fácil de resolver, porque tiene una firma inconfundible: la diferencia es siempre negativa, siempre el mismo monto y ese monto coincide con el fondo de caja.
Si el corte de un cajero cierra con faltante todos los días y el faltante siempre vale lo mismo, casi nunca falta dinero: falta contarlo.
Qué está pasando
El sistema espera en el cajón el fondo más las ventas en efectivo. Si al cerrar solo se cuenta lo vendido —porque el fondo se apartó antes de contar, o porque se supone que el renglón Saldo inicial ya lo declara— el conteo llega corto justo por el importe del fondo.
El mismo turno de la sección anterior, contando mal. El cajero capturó solo el efectivo de las ventas ($78) y dejó fuera el fondo que seguía en el cajón. El sistema esperaba $578 —los $1,500 de fondo menos los $1,000 que se retiraron a bóveda, más los $78 vendidos—, así que marca −$500.00 · Faltante: exactamente el fondo que quedaba en la caja.
Las cuatro combinaciones posibles
Solo hay dos decisiones —registrar el fondo al abrir y contarlo al cerrar— y de ellas salen cuatro resultados:
| Fondo registrado al abrir | Fondo incluido en el conteo del cierre | Resultado |
|---|---|---|
| Sí | Sí | Cuadra. Es la forma correcta: el fondo está controlado y la diferencia refleja dinero real. |
| Sí | No | Faltante = el fondo. El caso de esta sección: el sistema lo espera en el cajón y el conteo no lo incluye. |
| No | Sí | Sobrante = el fondo. El error al revés: la caja abrió en cero y el cajón trae dinero que el turno nunca registró. |
| No | No | Cuadra por accidente. Los dos errores se cancelan, pero el fondo queda fuera de todo control: si desapareciera, nadie se enteraría. |
Estas dos últimas filas explican por qué el problema a veces se descubre tarde: mientras nadie registró el fondo, el corte cuadraba. En el momento en que alguien empieza a registrarlo bien al abrir —pero se sigue contando igual al cerrar— aparece el faltante diario.
Cómo corregirlo
Depende de lo que la empresa haga con el fondo al terminar el turno. Las dos políticas son válidas; lo que no funciona es mezclarlas.
- A. El fondo se queda en la caja. Es lo habitual. Al cerrar, cuenta el cajón completo, fondo incluido. El esperado ya lo contempla y el corte cuadra. Al día siguiente ese mismo dinero se vuelve a registrar como fondo de apertura.
- B. El fondo se entrega con el resto. Si el fondo se va a la caja fuerte junto con la venta del día, regístralo como retiro antes de cerrar. El retiro baja el esperado y el conteo final queda en cero sin faltante.
Lo que no hay que hacer: sacar el fondo del cajón sin registrar el retiro y cerrar con el resto. Eso deja un faltante en el corte del cajero que después nadie puede distinguir de dinero realmente perdido.
7. Otras causas de descuadre
Cuando la diferencia no coincide con el fondo, casi siempre es una de estas. Revísalas en orden: van de la más común a la menos.
| Síntoma | Causa habitual | Cómo se corrige |
|---|---|---|
| Faltante de un monto redondo (500, 1,000, 5,000) | Se sacó dinero del cajón sin registrar el retiro. | Registrar el retiro antes de cerrar. Si el corte ya se envió, lo revisa el supervisor. |
| Faltante en efectivo y sobrante en tarjeta por el mismo monto | Una venta se cobró en efectivo pero se capturó como tarjeta, o al revés. | Identificar la venta y reportarla. La diferencia total del turno sigue siendo cero. |
| Faltantes chicos e irregulares ($5, $20, $50) | Cambio mal entregado durante el turno. | No tiene corrección posterior. Se documenta en el corte. |
| Sobrante justo del monto de una devolución | Se devolvió mercancía pero no se registró la nota de crédito, o se registró sin devolver el efectivo. | Revisar las devoluciones del turno contra el efectivo entregado. |
| Faltan ventas en el corte | Se vendió sin conexión y esas ventas todavía no suben al servidor. | Recuperar la conexión y esperar a que la caja sincronice antes de cerrar. |
| El corte trae ventas que no son tuyas | Se cobró desde la caja con la sesión de otro cajero, o el turno anterior nunca se cerró. | Cada cajero abre y cierra su propio turno. Un turno abierto de ayer se cierra antes de abrir el de hoy. |
| Descuadre en una moneda extranjera | El conteo se capturó en la pestaña de otra divisa. | Cada divisa tiene su pestaña, su fondo y su arqueo. Revisarlas una por una. |
8. Autorización del supervisor
Un corte enviado no queda cerrado del todo hasta que alguien con permiso de supervisor lo revisa. Es el control cruzado del efectivo.
En la ventana Autorizar corte de caja, cada forma de pago se muestra en tres columnas:
| Columna | De dónde sale |
|---|---|
| Cajero | Lo que declaró el cajero al cerrar. El supervisor puede corregirlo si detecta un error de captura. |
| Sistema | Lo que calculó el sistema con las ventas del turno. No se puede editar. |
| Diferencia | Cajero menos Sistema. En rojo cuando es negativa. |
Ventana de autorización. Cada forma de pago muestra lo que calculó el sistema y lo que declaró el cajero. Abajo, el resumen: esperado por sistema, declarado por cajero, cuántas formas traen diferencia y el veredicto.
Los renglones aparecen ordenados: primero los que no cuadran. El supervisor tiene también el desglose del efectivo esperado (fondo, ventas, notas y retiros) para ver de dónde sale el número.
El renglón del saldo inicial y el de las notas de crédito se muestran para informar, pero no suman a la diferencia total: su efecto ya está dentro del efectivo esperado. El crédito tampoco suma, porque no es dinero en la caja.
Autorizar o rechazar
- Autorizar — el corte queda finalizado y ya no se puede modificar. Se puede imprimir el comprobante.
- Rechazar — el corte vuelve al cajero para recuento. Sigue cerrado: no se le suman ventas nuevas. El cajero lo recuenta con el botón Recontar y lo reenvía.
Rechazar es la herramienta correcta cuando la diferencia se ve como error de captura y el dinero sigue disponible para volver a contarse. Si el cajero ya entregó el efectivo, recontar ya no aporta nada: conviene autorizar con la diferencia y documentarla.
9. Rutina recomendada
Al abrir:
- Contar el cajón antes de la primera venta.
- Capturar las denominaciones en Abrir corte de caja.
- Verificar que el Saldo inicial coincida con lo contado.
- Revisar todas las pestañas de moneda si aplica.
Al cerrar:
- Registrar como retiro todo el efectivo que ya salió del cajón.
- Contar el cajón completo, fondo incluido.
- Revisar la diferencia antes de guardar; si no cuadra, recontar.
- Enviar el corte y avisar al supervisor.
Nunca cierres un corte con ventas pendientes de subir por falta de conexión: ese dinero está cobrado y el sistema todavía no lo conoce, así que aparecería como sobrante hoy y desaparecería mañana.
10. Preguntas frecuentes
¿Por qué el campo «Saldo inicial» está bloqueado al cerrar?
Porque ese dato ya se capturó al abrir la caja y no debe cambiar a mitad del turno: es la referencia contra la que se mide todo lo demás. Solo el supervisor puede ajustarlo al autorizar, si hubo un error de captura en la apertura.
Entonces, ¿el fondo se cuenta dos veces?
No. El renglón Saldo inicial de la ventana de cierre no es un conteo: es información. El único conteo que haces es el desglose de billetes y monedas, y ahí va el cajón completo una sola vez.
Abrí la caja sin registrar el fondo. ¿Qué hago?
Avisa al supervisor de inmediato, antes de cobrar. Al autorizar el corte él puede corregir el monto declarado. Si el turno ya avanzó, cuenta el cajón completo al cerrar de todos modos: aparecerá como sobrante por el importe del fondo, y quedará explicado.
¿Puedo cambiar el fondo a media jornada?
El fondo de apertura no se modifica una vez abierto el turno. Si entra dinero para cambio, lo correcto es documentarlo con el supervisor; si sale, se registra como retiro.
Mi corte cuadra en efectivo pero la fila del saldo inicial sale en rojo.
Significa que lo declarado como fondo no coincide con lo capturado en la apertura. No afecta la diferencia total del corte —el efectivo se compara contra el esperado, que ya incluye el fondo—, pero conviene revisarlo: casi siempre es un error de captura al abrir.
Trabajo con dólares además de pesos. ¿Cómo se maneja?
Cada divisa lleva su propio fondo, su propio conteo y su propio arqueo, en pestañas separadas. No se convierten entre sí: una moneda con faltante y otra con sobrante no se compensan.
¿Qué pasa si no cierro mi turno y me voy?
El turno queda abierto y sigue acumulando: si al día siguiente alguien cobra desde esa caja, las ventas se van al corte de ayer. Cierra siempre antes de terminar, y si encuentras un turno abierto de otro día, ciérralo antes de abrir el tuyo.
Después de autorizar, ¿se puede corregir un corte?
No. Autorizado es el estado final. Por eso la revisión del supervisor es el último punto donde una diferencia se puede aclarar o devolver a recuento.
¿Necesitas ayuda? Si el corte sigue sin cuadrar después de revisar esta guía, escríbenos a Soporte con el folio del corte, el nombre del cajero y la fecha del turno. Con esos tres datos podemos reconstruir el arqueo completo.
