Portal de clientes

El portal de clientes es un sitio aparte del ERP donde tu cliente entra con su correo y ve lo que te debe, se descarga sus CFDI, revisa sus pagos y responde a las cotizaciones que le publicas.

No es una pantalla más del sistema: es la única parte de Wizerp a la que entra alguien que no trabaja en tu empresa. Por eso todo lo que sigue gira alrededor de una sola pregunta: quién ve qué.

Cada acceso es a un cliente de una empresa. Si una persona compra a tres empresas del grupo y las tres la invitan, entra con el mismo correo y cambia de una a otra con el selector de arriba. Nunca ve nada de las empresas que no la invitaron.

1. Qué es el portal

Estas son las cuatro cosas que tu cliente puede hacer ahí:

• Consultar su saldo, sin llamarte. Lo que debe, lo que está vencido y desde cuándo, con los mismos cortes de antigüedad que usa tu ERP.
• Descargar sus comprobantes. XML, PDF y ZIP de cada factura, y el ZIP de todos sus complementos de pago.
• Reportar lo que pagó. Sube el acuse de su transferencia y dice a qué facturas va. Tú lo apruebas desde Cartera CxC.
• Aceptar o rechazar una cotización. Con fecha, autor y motivo si la rechaza. Deja de ser un «sí» por WhatsApp.

Quién puede tenerlo

El portal es una función del plan Pro, y esa es la única condición. Se comprueba en cada petición, así que un plan que vence a media tarde cierra la puerta esa misma tarde.

Si tu empresa deja de tener Pro: tus clientes dejan de entrar a tu empresa —les aparece apagada en su selector, con un aviso de que ya no está disponible— pero los accesos no se borran. El día que el plan vuelve, cada quien sigue exactamente donde estaba, sin volver a invitar a nadie.

Lo que el cliente NO puede hacer

• No entra al ERP. Las cuentas del portal viven aparte; un cliente no es un usuario del sistema y no hay pantalla del ERP que pueda alcanzar.
• No se da de alta solo. No existe «registrarse»: un acceso sólo nace porque alguien de tu empresa invita a un correo concreto. El RFC va impreso en cada factura, así que no sirve como llave.
• No paga con tarjeta. Hoy el portal registra lo que el cliente dice haber pagado; no cobra.
• No ve otros clientes. El filtro sale siempre del vínculo que le diste, nunca de lo que mande su navegador.

2. Antes de invitar a nadie

Cuatro cosas que conviene tener puestas. Ninguna impide invitar, pero las cuatro se notan el primer día.

1. Confirma el plan Pro. Si la empresa no lo tiene vigente, la opción «Portal de cliente» ni siquiera aparece en el menú de Clientes.
2. Publica al portal las cuentas bancarias que quieras que el cliente vea. Es lo que hace que, al reportar una transferencia, pueda decir a cuál de tus cuentas la mandó. Si no hay ninguna publicada el portal no se rompe —deja de exigir el dato y le pide al cliente que escriba el banco en la referencia— pero pierdes justo el dato que hace fácil conciliar.
3. Sube el logotipo de la empresa. Sale en el estado de cuenta que el cliente descarga y en los cuatro correos que le manda el portal. Sin logo se enseñan las iniciales, que funciona, pero no es lo mismo.
4. Decide quién atiende. Las preguntas que escriba el cliente se le asignan por omisión a quien lo invitó. Invita desde la cuenta de la persona que de verdad va a contestar.

Revisa el estado de cuenta del cliente antes de invitarlo. Lo que tú ves en Cartera CxC es lo que él va a ver: documentos viejos sin cancelar, notas de crédito sin aplicar y anticipos sueltos dejan de ser un asunto interno en el momento en que le das la llave.

3. Dar acceso a un cliente

Se hace desde el módulo de Clientes, y hay dos caminos al mismo panel. Da igual cuál uses:

• Desde la lista: Acciones → «Portal de cliente», en el menú de la fila del cliente. Es el camino corto: no abre la ficha.
• Desde la ficha: Editar → pestaña «Portal», dentro del modal de edición del cliente, junto al resto de sus datos.

El camino corto: Acciones en la fila del cliente. La entrada aparece sólo si la empresa tiene plan Pro.

El panel, campo por campo

Campo	Qué poner
Correo	El de la persona que va a entrar. Es su usuario y no se puede cambiar después: si se equivocó de correo, se invita al bueno y se le quita el acceso al malo.
Nombre (opcional)	Nombre y apellido. Sirve para reconocerla en la lista y para que sus preguntas lleguen firmadas al chat.
Permiso	Solo consultar: ve todo lo del cliente, y nada más. Consultar e invitar a su equipo: además puede dar y quitar acceso a más gente de su propia empresa, desde la sección Equipo del portal. Ojo: el permiso decide también quién puede aceptar una cotización. «Solo consultar» la ve, pero no puede responderla. Si le vas a publicar cotizaciones a alguien, tiene que ser del otro permiso.

Al pulsar Invitar le llega un correo con un enlace de activación donde pone su contraseña. Ese enlace es de un solo uso: en cuanto se activa, deja de servir.

La dirección del portal es la misma para todos. No hay una URL por empresa ni por cliente: quien entra se identifica con su correo y el portal le enseña lo suyo. El panel trae la dirección arriba con un botón Copiar, por si hay que pegarla en un correo o dictarla por teléfono.

La lista «Con acceso»

Debajo del formulario aparece quién tiene acceso hoy a este cliente: correo, nombre, permiso, último acceso y estado. El último acceso es el dato que contesta la pregunta que más se hace: «¿de verdad lo está usando?».

Arriba, la dirección del portal con su botón Copiar. Abajo, los dos estados que vas a ver: Invitación pendiente —todavía no ha puesto su contraseña, y la fila ofrece Reenviar— y Activo, con la fecha en que entró por última vez.

Quien invitas ve el cliente entero. Todas sus facturas, todos sus saldos y todos sus pagos, sin recortes por sucursal, por vendedor ni por importe. Si en la empresa de tu cliente hay dos personas que no deben ver lo mismo, hoy no hay forma de partirlo: la decisión es a quién le das la llave.

Un correo, varias empresas. Si la misma persona ya tenía acceso al portal por otra empresa del grupo, invitarla otra vez no le crea una cuenta nueva ni le cambia la contraseña: le añade tu empresa a su selector. Entra como siempre y ahora ve dos.

4. Quitar y devolver el acceso

Se hace en la misma lista, sobre la persona. Pide confirmación en la propia fila, porque es de las cosas que no conviene hacer de un clic distraído.

Qué pasa exactamente al quitar el acceso

• Deja de ver tu empresa en el acto. No al día siguiente ni al volver a entrar: cada petición del portal comprueba el vínculo.
• Pierde también las cotizaciones que le publicaste. Van pegadas a la persona, no al cliente, así que quitarle el acceso las retira todas de golpe: no hay que ir una por una.
• Si era su única empresa, se queda sin portal, y el portal se lo dice. No se le deja delante de una pantalla vacía preguntándose qué hizo mal.
• Lo que hizo se queda. Los pagos que reportó, los comprobantes que subió y las respuestas que dio a tus cotizaciones son historial de tu empresa y no se borran.
• Sigue en la lista, marcada de baja. Se le puede Devolver acceso sin volver a invitarla, sin correo nuevo y sin tocar su contraseña.

Quitar el acceso es la vía correcta cuando alguien deja la empresa de tu cliente. Pedirle que «ya no entre», o cambiar de tema, no cierra nada: la cuenta sigue viva y sigue viendo saldos y facturas cada vez que quiera.

5. Lo que ve el cliente

Conviene conocerlo aunque tú no lo uses: la mitad de las llamadas a cobranza son sobre lo que hay —o lo que el cliente cree que no hay— en estas pantallas.

Pantalla	Qué contesta
Inicio	Cuánto debe, cuánto está vencido y desde cuándo, con la barra de antigüedad de tu empresa —los mismos cortes y las mismas etiquetas que el estado de cuenta del ERP— y su tendencia de pagos de los últimos seis meses.
Facturas	El listado, con su estado (Vencida, Por vencer, Pagada, A tu favor), búsqueda por folio, filtros por año y por rango de fechas, y una gráfica de cuándo vence lo que debe. Se enseña de 200 en 200 y la pantalla dice el corte («se enseñan 200 de 565»).
Ficha de una factura	Sus movimientos, cuánto lleva abonado y cuándo, y los botones de descarga: XML, PDF y ZIP, en ese orden, porque en México el comprobante es el XML y el PDF es la cortesía.
Pagos	Sus pagos agrupados por mes, con subtotal por moneda, y el estado del complemento (timbrado, en proceso, o no lleva por ser PUE). Exporta el listado a CSV y todos sus complementos en un ZIP.
Estado de cuenta	El mismo documento que le mandarías desde el ERP —misma cabecera, mismo logo, misma barra de antigüedad—, para verlo, descargarlo en PDF o sacarlo a CSV. Una hoja por moneda: nunca se suman pesos con dólares.
Historial	Un renglón por año: cuánto se le facturó y cuánto pagó. Cada año lleva a Facturas con ese rango ya puesto.
Cotizaciones	Las que le publicaste, agrupadas por «esperando respuesta», «respondidas» y «sin efecto», con el contador de pendientes en el menú.
Cuenta	Perfil (su nombre y su foto), Equipo (quién más de su empresa tiene acceso; sólo quien tenga el permiso de invitar puede añadir o quitar) y Seguridad (cambiar contraseña, que exige la actual).

Nunca se suman monedas, en ninguna pantalla. Un cliente puede deberte en pesos, dólares y euros a la vez; el portal enseña cada moneda por separado, y donde hace falta un solo número —una gráfica, una tarjeta— usa la moneda de mayor deuda y lo dice. Un total mezclado sería una cifra que no existe.

Si el cliente compra a varias empresas del grupo, su primera pantalla es Mis estados de cuenta: una tarjeta por empresa con cuánto le debe a cada una, qué parte está vencida y hace cuántos días, ordenadas por urgencia, no alfabéticamente.

6. Pagos reportados desde el portal

El cliente no paga en el portal: reporta lo que ya pagó, con su comprobante, y alguien de tu empresa lo aprueba. Es la parte del portal que mueve dinero, así que va con más detalle.

Cómo lo reporta él

Dos caminos, según si el depósito cubre una factura o varias:

1. Desde una factura, cuando el pago va a esa y nada más.
2. «Reportar una transferencia», cuando un solo depósito se reparte. La pantalla empieza preguntando cuánto transfirió —el número que tiene delante, en su acuse— y después marca las facturas. Un medidor le dice si le falta o le sobra por repartir, y no le deja enviar hasta que cuadre.

Lo que le pide la pantalla

• Forma de pago: sólo efectivo, cheque nominativo y transferencia. La tarjeta aparece marcada como no disponible, a propósito: cobrar de verdad es otra cosa y todavía no está.
• Fecha del pago, con atajos de «Hoy» y «Ayer» y el eco en palabras («miércoles 12 de agosto de 2026») debajo, para que nadie feche un pago en el mes que no es.
• Referencia: número de recibo si fue efectivo, clave de rastreo si fue cheque o transferencia.
• A qué cuenta bancaria transfirió, de las que tu empresa haya publicado al portal, y sólo las de esa moneda. Siempre tiene la salida «no es ninguna de éstas».
• El comprobante: arrastrando, hasta 10 archivos y 4 MB en total. Un SPEI se justifica muchas veces con el acuse y la captura del movimiento, y ahora caben los dos.

Cómo lo apruebas tú

En Cartera CxC → pestaña «Pagos externos». Ahí está el importe, la fecha, la referencia, a qué facturas lo aplicó y todos sus comprobantes, y desde ahí se aprueba o se rechaza con un motivo que el cliente ve.

Los tres contadores de arriba filtran la tabla. «Por revisar» es el que hay que dejar en cero: cada fila ahí es un cliente que ya avisó y una cuenta por cobrar que sigue abierta.

Aprobar aquí aplica el pago y timbra el complemento (REP) ante el SAT. No es un «acuse de recibido» ni un visto bueno interno: es el pago entrando a la cuenta por cobrar y un CFDI saliendo a nombre de tu empresa. Confirma el movimiento en el banco antes de pulsar, no sólo la imagen que subió el cliente.

Mientras nadie lo atiende, el cliente ve su pago en revisión, y en su lista de empresas le aparece «N pagos en revisión». Eso es bueno para él y peligroso para ti: un pago reportado y olvidado es un cliente que cree que ya avisó y una cuenta por cobrar que sigue abierta. Conviene revisar esa pestaña con la misma frecuencia con la que se revisa el banco.

7. Cotizaciones publicadas al portal

Publicar una cotización al portal registra dos actos: que se la enseñaste a una persona concreta, y que esa persona dijo que sí o que no, con fecha. Es lo que hoy se pierde entre el correo y el WhatsApp.

Publicar

1. En Cotizaciones, en el menú de la fila de la cotización, elige publicarla al portal.
2. Elige a quién: una de las personas que ya tienen acceso al portal de ese cliente. Si no hay ninguna, primero hay que invitarla.
3. Pon el plazo para responder. Viene propuesto desde la vigencia de la cotización y se puede cambiar: vive aparte, así que tocar la configuración de la empresa no le mueve una fecha a un cliente que ya la vio. Vaciarlo significa «responde cuando puedas»: no caduca nunca.

La ventana dice en qué se está comprometiendo: el importe, a quién, hasta cuándo y qué queda congelado (total, moneda y número de partidas). El botón nombra a la persona a la que se le va a mandar el correo.

Lo que ve el cliente es una foto congelada al publicar: folio, partidas, importes, condiciones y el PDF con la plantilla de tu empresa. Si después editas la cotización, él sigue viendo lo que se le prometió, no lo que quedó, y el ERP te avisa de que las dos difieren: aprobar algo que ya cambió no sería una aprobación. Para cambiarle el precio hay que retirarla y volver a publicarla.

Seguirlas sin salir de la tabla

Encima del listado de Cotizaciones hay una franja de contadores —esperando respuesta, aceptadas sin surtir, sin efecto— y cada uno filtra la tabla. El estado se pinta además en la propia fila, y si el cliente escribió por qué rechazaba, el menú de la fila trae Por qué la rechazó. Desde ahí mismo se retira del portal.

La franja PORTAL encima del listado, y la columna Portal de la fila con su distintivo. Los contadores no son decoración: cada uno recorta la tabla a ese grupo.

Situación	Qué significa y qué toca hacer
Esperando respuesta	Publicada y sin contestar. Se ordenan por plazo: primero la que está por vencerse.
Aceptada, sin surtir	El cliente dijo que sí y la cotización sigue siendo una cotización. Aceptar en el portal no surte nada: falta convertirla a pedido o a factura, y esa sigue siendo tu acción.
Rechazada	Dijo que no, con fecha. Si escribió un motivo, está en el menú de la fila.
Caducada	Se le pasó el plazo sin responder. No desaparece de su portal: la sigue viendo, sin precios, con la explicación de que su plazo terminó. Si todavía la quieres, se publica de nuevo.

La misma cotización se puede publicar a dos personas distintas del mismo cliente —son dos promesas, cada una con su respuesta— pero no dos veces a la misma persona.

8. Preguntas del cliente

Desde una factura o una cotización, el cliente puede preguntar. Su pregunta no se queda en el portal: llega al chat de Wizerp, como una conversación con la tarjeta del documento pegada y con una persona asignada.

A quién se le asigna

No hay pantalla que configurar: se deduce de lo que ya sabe el sistema, en este orden.

1. Si la pregunta es sobre una cotización, a quien la cotizó.
2. Si no, a quien invitó a ese cliente al portal. Es el único dato del sistema que dice «esta persona se ocupa de este cliente».
3. Y si ninguno de los dos sirve, al usuario activo más antiguo de la empresa, para que ninguna conversación se quede sin dueño.

Sólo se asigna a usuarios activos y con acceso a esa empresa: alguien dado de baja no puede quedarse una pregunta, porque no la vería.

Si nadie abre la conversación en 15 minutos, sale un correo al responsable. Se contesta desde el chat, como cualquier otra, y el cliente ve la respuesta en su portal. No hace falta salir a buscarla.

9. Preguntas frecuentes

Invité a un cliente y dice que no le llegó el correo

Mientras no active su cuenta, su fila aparece como Invitación pendiente y trae el botón Reenviar: ése es el camino, no volver a invitarlo. Que revise antes el correo no deseado, que es la causa habitual. Y comprueba la dirección en la lista: se escribe una vez y no se puede editar después; si estaba mal, invita al correo bueno y quítale el acceso al equivocado.

¿Puedo cambiarle la contraseña a un cliente?

No, y es a propósito: su cuenta es suya y en tu ERP no queda guardada ninguna contraseña de cliente. Él la recupera desde la propia pantalla de entrada del portal, y para cambiarla estando dentro se le exige la actual. Lo que sí puedes hacer es quitarle el acceso.

¿Puede entrar con su cuenta de Google?

Donde el acceso con Google esté habilitado, sí, pero Google sólo autentica, nunca da de alta. Si ese correo no tiene un acceso que alguien le dio antes, lo que ve es la pantalla de «sin acceso»: no se crea ninguna cuenta.

¿Ve las facturas de otras empresas del grupo?

Sólo las de las empresas que lo invitaron, y dentro de cada una, sólo las del cliente al que está vinculado. El corte lo hace el servidor con el vínculo que tú creaste; no depende de lo que el navegador le pida.

El cliente dice que su estado de cuenta no cuadra con el que le mandé

Compara primero la moneda: el portal saca una hoja por moneda y el documento del ERP también, así que es fácil estar mirando dos hojas distintas. Después, la fecha: el portal enseña lo que hay ahora, y el PDF que le mandaste es de cuando lo mandaste. Los cortes de antigüedad y sus etiquetas son los mismos en los dos.

Reportó un pago y sigue viendo la factura como pendiente

Es lo correcto hasta que alguien lo apruebe. Mientras tanto lo ve «en revisión». Se aprueba en Cartera CxC → Pagos externos, y recuerda que aprobar aplica el pago y timbra el complemento ante el SAT.

Aceptó la cotización en el portal, ¿ya está surtida?

No. Aceptar deja constancia de que dijo que sí, con fecha; convertir la cotización a pedido o a factura sigue siendo tu acción, desde la misma fila. El contador «aceptadas sin surtir» existe justo para que ninguna se quede ahí.

¿Puedo darle acceso a alguien para que vea sólo algunas facturas?

Hoy no. El acceso es al cliente completo: todas sus facturas, saldos y pagos de tu empresa. Los dos permisos que hay —«solo consultar» y «consultar e invitar»— se refieren a si puede dar acceso a más gente de su empresa, no a qué documentos ve.

El portal no aparece en el menú de Clientes

La función es del plan Pro y se comprueba contra el plan vigente de la empresa. Si el plan venció, la opción desaparece del menú y los clientes ya invitados dejan de ver esa empresa, sin perder nada: al volver a Pro, todo sigue donde estaba.

¿Necesitas ayuda? Si algo no cuadra, escríbenos a Soporte con el correo del cliente del portal, el número de cliente y el folio del documento del que se trate. Con esos tres datos podemos seguir el caso de punta a punta.