¿Para qué sirve?
El módulo de Órdenes de Servicio es la bitácora de los trabajos que tu personal técnico realiza para un cliente: una instalación, un mantenimiento, una reparación en garantía o una visita a domicilio. Cada trabajo se registra como una orden con folio propio, y ahí queda todo: quién lo pidió, quién lo atendió, sobre qué equipo, qué refacciones se ocuparon y cuánto tiempo tomó.
- Un folio por trabajo. Cada servicio recibe un folio consecutivo de 5 dígitos que puedes imprimir y darle al cliente.
- Descarga el inventario sola. Las refacciones que capturas salen del almacén de servicio en cuanto guardas la orden. No hay que hacer una salida aparte.
- Horas y costo real. Al cerrar registras las horas trabajadas y ajustas lo que realmente se usó. Lo que sobró regresa al almacén.
- Garantías controladas. Marcas la orden como garantía y le pones fecha de vencimiento; el listado te la muestra siempre a la vista.
Nota: el módulo trabaja de la mano con Clientes, Activos, Técnicos, Inventarios y Ventas. No necesitas capturar dos veces la misma información.
Cómo entrar y quién ve qué
En el menú lateral busca Orden de servicio. Adentro hay dos opciones: Orden de servicio (el listado de trabajos) y Técnicos (el catálogo de quienes los atienden).
Permisos
Lo que cada usuario puede hacer depende de los permisos que tenga asignados en Configuración › Usuarios. Estos son los que aplican:
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Mantenimiento de Órdenes de Servicio | Ver el módulo, registrar órdenes, agregar refacciones, cerrar y subir documentos. Es el permiso base: sin él, el menú no aparece. |
| Cancelar Orden de servicio | Muestra la opción Cancelar dentro del menú Acciones. Sin este permiso el usuario puede trabajar la orden pero no anularla. |
| Eliminar documentos | Permite borrar archivos ya subidos a una orden. Sin él solo se pueden ver y descargar. |
| Mantenimiento de Técnicos | Da acceso al catálogo de técnicos para dar de alta, editar o desactivar personal. |
| Reportes › Orden de servicio | Habilita el reporte de órdenes con costos, dentro del módulo de Reportes. |
¿No ves el menú? Puede ser por dos razones: tu usuario no tiene el permiso de Mantenimiento de Órdenes de Servicio, o el módulo no está habilitado para el plan de tu empresa. Pídeselo a quien administra los usuarios de tu Wizerp o escríbenos a soporte.
Antes de empezar
Hay tres cosas que conviene dejar listas una sola vez. Después ya no vuelves a tocarlas.
1. El almacén de servicio y el folio
Arriba a la derecha de la pantalla, junto al botón naranja, hay un botón con un ícono de cubos. Ahí se configura el módulo:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Almacén de órdenes de servicio (obligatorio) | De aquí salen todas las refacciones. Normalmente es el almacén de la camioneta, el taller o la bodega de servicio. Solo puedes elegir almacenes activos. |
| Folio de órdenes de servicio | El número con el que arranca la numeración. Si vienes de otro sistema y traías el folio 1250, ponlo aquí para no romper tu consecutivo. |
| PDF de refacciones: Firma por refacción | El vale de refacciones sale con una línea de firma por cada refacción entregada. |
| PDF de refacciones: Firma general | El vale sale con una sola firma al final, para todo el conjunto. |
Atención: sin almacén configurado no vas a poder capturar refacciones. El buscador de productos aparecerá vacío porque no sabe de dónde tomar las existencias. Es lo primero que hay que dejar puesto.
2. Tus técnicos
En Orden de servicio › Técnicos das de alta a quienes atienden los servicios. Con nombre y apellido es suficiente para empezar. Al registrar una orden los eliges de una lista, así el reporte te puede decir cuántos servicios hizo cada quien.
3. Tus activos (opcional pero muy recomendable)
Un activo es el equipo sobre el que trabajas: una máquina, un aire acondicionado, un montacargas, una unidad. Se dan de alta en el módulo de Activos con descripción, número de serie, marca, modelo y el cliente a quien pertenece.
Si registras tus activos, cada orden queda ligada al equipo y puedes consultar el historial completo de un mismo aparato: cuántas veces se ha reparado, con qué refacciones y qué técnico lo tocó la última vez.
Sugerencia: el campo Activo filtra por el cliente que hayas seleccionado. Si un equipo no te aparece en la lista, revisa que esté dado de alta a nombre de ese cliente.
El ciclo de una orden
Una orden vive en uno de tres estatus. Entender qué pasa con tu inventario en cada paso es lo más importante de este módulo.
| Estatus | Qué significa | Qué pasó con el inventario |
|---|---|---|
| En proceso | La orden está abierta. El técnico ya salió con las refacciones o está trabajando. | Ya salieron del almacén de servicio, con su movimiento en el kardex. |
| Cerrada | El trabajo terminó. Se registraron las horas y las refacciones realmente usadas. | Lo que no se ocupó regresó al almacén. Se genera la póliza contable del costo. |
| Cancelada | La orden se anuló. Ya no puede modificarse ni cerrarse. | Todas las refacciones regresaron al almacén. |
Importante: el inventario se afecta al guardar, no al cerrar. En el momento en que das Guardar a una orden nueva, las refacciones ya salieron de tu almacén. Es a propósito: el técnico se lleva físicamente el material ese mismo día. Por eso, si la orden se cae, hay que cancelarla para que el material vuelva a existencias.
Los movimientos aparecen en el kardex del producto (Inventarios) con el tipo de movimiento Orden de servicio, y el comentario te dice el folio de la orden, el producto y las cantidades antes y después.
1. Registrar una orden
Desde el listado, botón naranja Registrar Orden de Servicio. Se abre una ventana con los datos del servicio y, abajo, las refacciones.
- Selecciona el cliente. Escribe parte del nombre y elígelo de la lista. Es obligatorio, y además condiciona lo que verás después en Activo y en Folio de venta.
- Elige el técnico. Quien va a realizar el trabajo. Puedes dejarlo en blanco si todavía no lo asignas y ponerlo después desde el menú Acciones.
- Pon la fecha de servicio. Obligatoria. Es el día y la hora en que se atiende al cliente — no la fecha en que capturas.
- Liga el folio de venta (opcional). Si el servicio nace de una cotización, remisión o factura, escribe el folio completo y selecciónalo. Verás la letra entre paréntesis:
(C)cotización,(R)remisión,(F)factura. - Elige el activo (opcional). El equipo sobre el que se trabaja, entre los que estén registrados a nombre de ese cliente.
- ¿Es garantía? Si activas el interruptor aparece el campo Fin de garantía, que pasa a ser obligatorio. Captura hasta cuándo cubre.
- Escribe la descripción. Obligatoria. Es lo que el cliente va a leer en el documento impreso: qué falla se reportó y qué se va a hacer. Vale la pena ser específico.
- Agrega las refacciones que el técnico se va a llevar (ver la siguiente sección). Si el servicio es solo mano de obra, déjalo vacío.
- Guardar. Wizerp valida existencias, asigna el folio, descuenta el material y te abre el documento de la orden listo para imprimir.
Nota: el campo Horas del servicio no aparece al registrar: se captura al momento de cerrar la orden, cuando ya sabes cuánto tiempo tomó realmente.
Si ligas un folio de venta
Al seleccionar la venta, Wizerp te pregunta: «¿Deseas agregar los productos de la venta como refacciones de la orden de servicio?»
- Sí — trae automáticamente los productos de ese documento como refacciones, con sus cantidades. Los productos que ya salieron del inventario con la venta llegan bloqueados (no puedes cambiarles la cantidad) y no se vuelven a descontar: eso evita que el material se descuente dos veces.
- No — la orden queda ligada a la venta para efectos de consulta, pero capturas las refacciones a mano.
2. Las refacciones
Son los productos que el técnico ocupa en el servicio. Salen del almacén que configuraste, y Wizerp no te deja capturar más de lo que hay.
Dos maneras de elegir el producto
- Escribiendo en el campo Elige la refacción: teclea el código o parte de la descripción y selecciona de la lista.
- Con la lupa a un lado: abre el Catálogo de Productos, un listado con folio, código, descripción y — la columna más útil — inventario disponible en el almacén de servicio. Haz clic en el renglón para elegirlo.
Después presiona Agregar refacción y captura la cantidad. Repite por cada material. Para quitar un renglón usa el ícono de eliminar a su derecha.
Validación de existencias
La cantidad se revisa contra el disponible en cuanto la escribes. Si te pasas, aparece un aviso rojo del tipo «No hay suficiente producto en el inventario de … (cantidad disponible: X)» y la cantidad se regresa a cero.
Sugerencia: la validación considera el total del mismo producto en toda la orden. Si capturas dos renglones del mismo filtro de aceite, se suman: no puedes burlar el disponible partiéndolo en varias líneas.
Importante: si al guardar un producto quedó por debajo de su inventario mínimo, Wizerp genera el aviso de mínimos correspondiente para que compras lo reponga. No es un error: es el sistema avisándote a tiempo.
Lo que no se puede
- No puedes agregar refacciones nuevas a una orden ya guardada. Si al técnico le faltó material, lo correcto es levantar otra orden o cancelar y volver a capturar.
- No puedes capturar refacciones de un almacén distinto al configurado.
- Al cerrar sí puedes reducir cantidades, nunca aumentarlas.
3. La pantalla principal
El listado muestra todas las órdenes de la empresa, de la más reciente a la más antigua.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Folio | El consecutivo de la orden, a 5 dígitos (00147). |
| Activo | El equipo atendido y su número de serie. |
| Folio de Venta | El documento ligado, con su tipo: (C) cotización, (R) remisión, (F) factura. |
| Cliente | A quién se le da el servicio. |
| Técnico | Quien lo atiende. |
| Fecha de servicio | Cuándo se atiende (no cuándo se capturó). |
| Horas del servicio | Se llena al cerrar. En órdenes abiertas va vacía. |
| Garantía | Garantía con su fecha de fin, o Sin garantía. |
| Status | En proceso, Cerrada o Cancelada. |
Buscar y filtrar
- Buscador — la caja Buscar... busca en todo el listado. Presiona la lupa o Enter.
- Recargar — el ícono de refrescar, a la izquierda, actualiza la tabla sin recargar la página.
- Cuántos renglones — el número con la flechita a la derecha cambia entre 10, 25, 50 y 100 por página.
- Agregar filtro — abre la ventana de filtros: Cliente, Técnico, Activo, Folio de venta, Fecha de servicio y Status. Cada filtro aplicado queda como una etiqueta debajo del buscador; para quitarlo, presiona la ✕ de la etiqueta.
Sugerencia: los filtros se combinan. Un uso típico: Status = En proceso + Técnico = (nombre) te da, en un vistazo, todo lo que esa persona trae pendiente de cerrar.
4. El menú Acciones
Cada renglón del listado tiene, al final, un botón Acciones. Lo que ofrece depende del estatus de la orden.
| Opción | Qué hace | Disponible en |
|---|---|---|
| Modificar folio de venta | Liga o cambia el documento de venta sin tocar el resto de la orden. Se edita en la misma fila: eliges el folio y confirmas. | En proceso · también en órdenes cerradas que no tengan venta ligada |
| Modificar activo | Cambia el equipo atendido. Útil cuando se capturó el equipo equivocado. | En proceso |
| Modificar técnico | Reasigna el servicio a otra persona. | En proceso |
| Ver orden de servicio | Abre el documento de la orden en pantalla, listo para imprimir o guardar. | Cualquier estatus |
| Ver requisición de refacción | Abre el vale de las refacciones entregadas, con sus líneas de firma. Solo aparece si la orden tiene refacciones. | Cualquier estatus |
| Ver documentos | Abre el archivero de la orden para subir, consultar, descargar o borrar evidencias. | En proceso y Cerrada |
| Cerrar orden de servicio | Termina el servicio: horas trabajadas y cantidades realmente usadas. | En proceso |
| Cancelar | Anula la orden y regresa todas las refacciones al almacén. | En proceso, y solo con permiso |
Nota: al confirmar cualquiera de las tres modificaciones (venta, activo, técnico) el cambio se aplica de inmediato sobre la orden. Si te arrepientes antes de confirmar, presiona la ✕ roja de la fila para dejar todo como estaba.
5. Cerrar la orden
Cerrar es decir «este trabajo ya terminó». Es el momento en que la orden refleja la realidad: cuánto tiempo tomó y qué material se ocupó de verdad.
- En el menú Acciones elige Cerrar orden de servicio. Se abre la orden con sus datos ya cargados.
- Captura las horas del servicio. Es el campo nuevo que aparece junto a la fecha.
- Ajusta las cantidades. Si el técnico se llevó 4 filtros y solo ocupó 3, cambia el 4 por 3. Puedes bajar, nunca subir: si intentas poner más de lo que se registró al abrir la orden, el sistema te lo regresa al valor original con el aviso «No puedes superar la cantidad registrada al crear la orden de servicio».
- Completa la descripción con lo que realmente se hizo. Ese texto es el que verá el cliente en el documento final.
- Sube la evidencia (opcional) con Subir documento: la foto del equipo reparado, el vale firmado, el reporte del técnico.
- Presiona Guardar. La orden pasa a Cerrada y se abre el documento final para imprimir.
Importante: cerrar no tiene vuelta atrás. Una orden cerrada ya no puede reabrirse ni cancelarse; solo consultarse, imprimirse y agregarle documentos. Revisa horas y cantidades antes de guardar.
Qué pasa al cerrar
- La diferencia entre lo que se llevó y lo que se ocupó regresa al almacén de servicio, con su movimiento en el kardex («entrada por cambio de cantidades al cerrar»).
- Se calcula el costo de las refacciones consumidas según el método de costeo de tu empresa (promedio o PEPS).
- Se genera la póliza contable del costo del servicio.
- Las refacciones que venían de una venta ya facturada o remisionada no se tocan: su salida quedó registrada en la venta, no aquí.
6. Cancelar una orden
Cancelar es para las órdenes que no se van a realizar: el cliente desistió, se capturó por error o se duplicó.
- Menú Acciones › Cancelar. La opción solo aparece si tu usuario tiene el permiso Cancelar Orden de servicio.
- Confirma en el mensaje «¿Está seguro que desea cancelar la orden de servicio?».
- La orden pasa a Cancelada y todas sus refacciones vuelven al almacén.
Atención: cancelar es definitivo y solo aplica a órdenes en proceso. La orden no desaparece del listado — se queda con su folio y su estatus, para que el consecutivo y la auditoría queden completos. Si el material ya salió físicamente y no va a regresar, no canceles: ciérrala con las cantidades reales.
7. Documentos y evidencias
Cada orden tiene su propio archivero. Ahí guardas la foto del equipo, el vale firmado, el reporte del técnico o el comprobante que te pida el cliente.
Se abre desde Acciones › Ver documentos. Dentro puedes:
- Subir documento — arrastra los archivos a la zona punteada o haz clic para buscarlos. Se aceptan PDF, JPG, JPEG y PNG, de hasta 5 MB cada uno.
- Ver — abre una vista previa sin salir de Wizerp.
- Descargar — baja el archivo a tu computadora. En cuanto la orden tiene al menos un archivo aparece también Descargar todos, que te los baja de una vez.
- Eliminar — borra el archivo. Solo aparece si tienes el permiso Eliminar documentos.
Sugerencia: al cerrar la orden también puedes subir un archivo directo desde la misma ventana, con el enlace Subir documento arriba de la descripción. Es la forma más rápida de dejar la evidencia del servicio terminado.
8. Impresos
El módulo genera dos documentos, ambos en formato de ticket (rollo angosto, del mismo tipo que un comprobante de caja), con el logo y los datos de tu empresa.
- Orden de servicio. El comprobante para el cliente: folio, fecha de servicio, sus datos, el activo, el técnico, la descripción del trabajo, las refacciones y — si aplica — la vigencia de la garantía.
- Requisición de refacción. El vale interno del material entregado al técnico, con las líneas de firma. Sale con firma por refacción o firma general, según lo hayas configurado.
Los dos se abren desde el menú Acciones y se pueden imprimir o guardar como PDF desde la vista previa. Al terminar de cerrar una orden, el documento de la orden se abre solo.
9. Reporte de órdenes
En Reportes › Orden de servicio tienes la vista analítica del módulo, la que sirve para revisar el mes.
Se puede consultar por cliente o por activo, y filtrar por cliente, activo, refacciones, status, folio de orden y rango de fechas de servicio. Además del detalle que ya conoces, agrega la columna de costo del servicio, que no aparece en el listado operativo.
Sugerencia: dos preguntas que este reporte contesta bien: ¿cuánto me costó realmente atender a este cliente el mes pasado? y ¿qué equipo me está saliendo caro de mantener? — para el segundo, consúltalo agrupado por activo.
Buenas prácticas
Captura la orden antes de que salga el técnico
Como las refacciones se descuentan al guardar, capturar la orden en el momento en que se surte el material mantiene tu inventario fiel a la realidad todo el día. Capturar «al rato» es lo que produce diferencias en el conteo físico.
Cierra el mismo día
Las horas y las cantidades reales se recuerdan bien el día del servicio, no a fin de mes. Además, hasta que no cierras, el material sobrante sigue apareciendo como salido de tu almacén.
Usa activos, no descripciones sueltas
Escribir «el aire del pasillo» en la descripción no te deja consultar historial. Dando de alta el equipo como activo, en dos clics ves todo lo que se le ha hecho.
Una orden por visita
Si el técnico regresó al día siguiente, es otra orden. Amontonar dos visitas en un folio distorsiona las horas y el costo de ambas.
Deja evidencia de lo que se firmó
Sube el vale de refacciones firmado y una foto del trabajo terminado. Cuando el cliente reclame algo tres meses después, esos dos archivos resuelven la conversación.
Revisa quién puede cancelar
Cancelar regresa material al inventario. Deja ese permiso solo en manos de quien supervisa el almacén de servicio.
Referencia rápida
Campos de la orden
| Campo | ¿Obligatorio? | Notas |
|---|---|---|
| Cliente | Sí | Condiciona los activos y las ventas que puedes elegir. |
| Técnico | No | Se puede asignar después desde el menú Acciones. |
| Fecha de servicio | Sí | Día y hora en que se atiende al cliente. |
| Horas de servicio | No | Solo se captura al cerrar la orden. |
| Folio de venta | No | Búscalo por el folio completo. (C) cotización, (R) remisión, (F) factura. |
| Activo | No | Solo aparecen los equipos registrados a ese cliente. |
| ¿Es garantía? / Fin de garantía | No / Sí, si activas garantía | La fecha de fin se ve en el listado y en el impreso. |
| Descripción | Sí | Es el texto que lee el cliente en el documento. |
| Refacciones y cantidad | No | Si capturas una, la cantidad es obligatoria y se valida contra existencias. |
Qué se puede hacer en cada estatus
| Acción | En proceso | Cerrada | Cancelada |
|---|---|---|---|
| Modificar folio de venta | Sí | Solo si no tenía venta ligada | No |
| Modificar activo / técnico | Sí | No | No |
| Ver orden de servicio | Sí | Sí | Sí |
| Ver requisición de refacción | Si tiene refacciones | Si tiene refacciones | Sí |
| Ver / subir documentos | Sí | Sí | No |
| Cerrar | Sí | No | No |
| Cancelar | Con permiso | No | No |
Preguntas frecuentes
Guardé una orden con el cliente equivocado. ¿Cómo la corrijo?
El cliente no se puede cambiar después de guardar. Cancela la orden — el material regresa completo al almacén — y captúrala de nuevo con el cliente correcto. El folio cancelado se queda en el listado como parte del historial.
Al técnico le faltó una refacción. ¿Puedo agregarla a la orden abierta?
No. A una orden guardada ya no se le agregan refacciones. Tienes dos caminos: levantar una segunda orden por el material adicional (recomendado si fue otra visita), o cancelar la orden y volver a capturarla completa si el servicio todavía no empieza.
Cerré una orden por equivocación. ¿Se puede reabrir?
No. Cerrar es definitivo: se calculó el costo y se generó la póliza contable. Lo que sí puedes hacer sobre una orden cerrada es consultarla, imprimirla y subirle documentos.
El buscador de refacciones no me muestra ningún producto
Casi siempre es porque falta configurar el almacén de órdenes de servicio (botón de cubos, arriba a la derecha), o porque el almacén configurado no tiene existencias de ese producto. Recuerda que el módulo solo ve el inventario de ese almacén, no el de toda la empresa.
No encuentro el folio de la venta que quiero ligar
La búsqueda es por folio exacto, no por partes: escribe el número completo. Verifica también que la venta sea del mismo cliente que seleccionaste en la orden y que no esté cancelada.
¿Por qué el inventario bajó si el servicio todavía no termina?
Porque el material ya salió físicamente con el técnico. Wizerp lo descuenta al guardar la orden para que tu existencia refleje lo que hay realmente en el anaquel. Lo que no se ocupe regresa al almacén cuando cierres la orden.
Ligué una venta y sus productos llegaron bloqueados. ¿Está bien?
Sí. Esos productos ya salieron del inventario cuando se hizo la venta; si el módulo los volviera a descontar, tu existencia quedaría corta. Por eso llegan como referencia, sin permitir cambio de cantidad.
¿Dónde veo los movimientos de inventario que generó una orden?
En el kardex del producto, dentro de Inventarios, filtrando por el tipo de movimiento Orden de servicio. El comentario de cada movimiento trae el folio de la orden, el producto y la existencia antes y después.
¿Puedo registrar un servicio que es solo mano de obra?
Claro. Deja la sección de refacciones vacía y captura nada más los datos del servicio. Al cerrar registras las horas y listo: no hay movimiento de inventario.
El documento sale con formato de ticket. ¿Puedo tenerlo en hoja carta?
Los dos impresos del módulo están diseñados en formato de ticket, pensados para la impresora del mostrador o del taller. Si necesitas otro formato, escríbenos a soporte para valorarlo.
