De qué trata
Esta guía explica un caso frecuente en empresas que operan con salida por embarques: un producto aparece con existencia en el almacén, pero no se puede vender, traspasar ni ajustar. Si además maneja número de serie, la lista de series sale vacía.
En resumen: el producto está reservado para un embarque que quedó pendiente de surtir. Mientras esa reserva siga activa, la pieza cuenta como existencia pero su disponible es cero, y su número de serie no aparece en las listas de selección porque está comprometido con esa venta.
La forma correcta de liberarlo es cerrar el embarque, no ajustar el inventario. Los pasos están en la sección 3.
1. Por qué un producto queda “por embarcar”
Es el comportamiento normal de la configuración Salida por embarques, no una condición de error.
Cuando esa opción está activa, la mercancía no sale del almacén al momento de facturar o remisionar. Sale cuando el embarque se surte. El flujo es este:
- Se genera la venta. Se emite la remisión o la factura al cliente.
- La mercancía queda reservada. El sistema la marca como comprometida para esa venta. Sigue contando como existencia física —porque todavía está en el almacén— pero ya no está disponible para vender de nuevo. Si el producto maneja Nº de serie, la serie específica queda apartada para esa venta.
- Se surte el embarque. Aquí es donde la mercancía sale de verdad: baja la existencia, se libera la reserva y la serie queda registrada como vendida.
Importante: el punto crítico es el paso 3. Si el embarque nunca se surte, la reserva del paso 2 se queda activa de forma indefinida. El sistema sigue esperando ese cierre, y la pieza permanece bloqueada aunque la mercancía ya se haya entregado físicamente al cliente.
2. Cómo identificarlo
Tres señales que aparecen juntas. Si ves las tres, es este caso.
- Existencia sí, disponible no. El producto muestra existencia en el almacén, pero al intentar venderlo o traspasarlo el disponible sale en cero.
- La lista de series sale vacía. Al intentar un ajuste manual de salida, el sistema pide seleccionar un Nº de serie y no muestra ninguno.
- Hay un embarque sin surtir. En Fletes y embarques existe un embarque de ese producto que nunca se cerró.
Cómo confirmarlo
- Entra al módulo Fletes y embarques.
- Busca por el folio de la venta del producto o por el nombre del cliente.
- Si aparece un embarque de esa venta y la columna Cantidad pendiente sigue mostrando piezas por embarcar, ese es el embarque que mantiene la reserva.
Nota: si no tienes acceso al módulo de embarques, pídeselo a tu administrador: requiere el permiso de Embarques en tu perfil de usuario.
3. Cómo liberarlo
Surtir el embarque es lo que cierra el ciclo. Hace las tres cosas a la vez: baja la existencia, libera la reserva y libera el Nº de serie.
- Confirma primero qué pasó con la mercancía. ¿El cliente ya la recibió, o sigue en el almacén? La respuesta cambia lo que tienes que hacer, y es importante acertar: si ya se entregó, continúa con el paso 2; si sigue en el almacén, ve a la nota al final de esta sección.
- Entra a Fletes y embarques y localiza el embarque de esa venta.
- Abre Generar embarque. Verás el detalle con las columnas Cantidad pedida, Cantidad pendiente y Cantidad a embarcar.
- Captura en Cantidad a embarcar las piezas que efectivamente salieron. Si salió todo, es la misma cifra que aparece en Cantidad pendiente.
- Completa la información de logística que te pida la pantalla y guarda.
- Verifica. Regresa al inventario del producto: la existencia debe haber bajado y el disponible ya debe reflejar lo que realmente tienes. La serie deja de estar reservada.
Nota: ¿y si la mercancía nunca salió del almacén? Entonces no se debe surtir el embarque: hacerlo registraría una salida que no ocurrió. En ese caso la venta necesita revisarse —cancelarse o corregirse— para que la reserva se libere por esa vía. Repórtalo a Soporte indicando el folio de la venta y te ayudamos a resolverlo sin afectar tus existencias.
4. Por qué no usar el ajuste manual
Es la reacción natural —“si no puedo moverlo, lo ajusto y ya”— pero en este caso deja el inventario peor de como estaba.
Cuando la mercancía ya se entregó al cliente, la salida ya quedó registrada en el momento de la venta. Si además haces un ajuste manual de salida, estarías descontando dos veces la misma pieza: una por la venta y otra por el ajuste. El resultado es un faltante que no corresponde a nada real.
Y en sentido contrario: liberar la reserva sin registrar la salida dejaría en el sistema una pieza que ya no está en el almacén. En ambos casos el inventario deja de reflejar la realidad.
Atención: surtir el embarque hace las dos cosas en un solo movimiento y en el orden correcto. Por eso es el camino recomendado, y por eso el sistema no permite resolverlo con un ajuste.
El ajuste manual sigue siendo la herramienta correcta para otros escenarios: mermas, diferencias de conteo físico o correcciones de captura. Solo no aplica cuando la pieza está reservada por un embarque.
5. Mejora en el sistema
La pantalla de ajuste de inventario se modificó para que explique el bloqueo en lugar de solo pedir un dato que no puede mostrar.
Antes
El sistema pedía seleccionar un Nº de serie y presentaba la lista vacía, sin indicar el motivo. No había forma de saber qué retenía la serie ni a dónde ir a resolverlo.
Ahora
La misma pantalla indica cuántas series están retenidas, en qué condición se encuentran y con qué folio de venta, junto con la acción sugerida. El mensaje se ve así:
Este producto no tiene Nº de serie disponibles para descontar. 1 serie está retenida (por embarcar, factura ####). Libera el apartado o surte el embarque para poder ajustarlas.
Con el folio a la vista puedes ir directo al embarque o a la venta que mantiene la reserva, sin tener que investigar.
Nota: esta mejora estará disponible en la próxima actualización del sistema. Los pasos de la sección 3 funcionan desde ahora, con o sin ella.
6. Cómo evitarlo
La causa de fondo siempre es la misma: un embarque que se generó y no se cerró. Estas prácticas lo previenen.
- Revisa periódicamente los embarques pendientes. Un repaso semanal de los embarques con cantidad pendiente detecta el problema antes de que alguien tropiece con el producto bloqueado.
- Cierra el embarque el mismo día que sale la mercancía. Mientras más tiempo pasa, más difícil es reconstruir qué salió y qué no.
- Registra los embarques parciales conforme ocurren. Si de una venta salen 3 piezas hoy y 2 la próxima semana, captura cada salida en su momento en lugar de esperar a cerrar todo junto.
- Antes de cambiar la configuración de Salida por embarques, cierra lo que esté en curso. Si se desactiva la opción con embarques pendientes, esos embarques quedan a medio camino y sus reservas permanecen activas.
Importante: el último punto es el más importante de los cuatro. Es el escenario que origina la mayoría de estos casos.
7. Preguntas frecuentes
¿Pierdo la mercancía si surto el embarque?
No. Surtir el embarque registra la salida que ya ocurrió en la realidad y deja tu inventario cuadrado. Lo que baja es la existencia de una pieza que físicamente ya no está en el almacén.
El producto muestra existencia. ¿Por qué no puedo venderlo?
Porque esa existencia ya está comprometida con la venta anterior. El sistema la conserva a la vista hasta que el embarque se cierra, para que no se venda dos veces la misma pieza.
¿Esto le pasa a todos los productos o solo a los que llevan Nº de serie?
La reserva aplica a cualquier producto cuando la empresa opera con salida por embarques. En los que llevan Nº de serie se nota más, porque además de la cantidad queda reservada la serie específica y eso bloquea también el ajuste manual.
¿Puedo surtir solo una parte del embarque?
Sí. Captura en Cantidad a embarcar únicamente lo que salió. El resto queda pendiente y lo cierras después, cuando salga. Es la forma recomendada de manejar entregas parciales.
¿Cómo sé si mi empresa opera con salida por embarques?
Si al facturar la existencia de tus productos no baja de inmediato y tienes que pasar por el módulo Fletes y embarques para que baje, entonces sí. Tu administrador puede confirmarlo en la configuración de la empresa.
Tengo varios productos en esta situación. ¿Los reviso uno por uno?
No hace falta. Revisa la lista de embarques con cantidad pendiente: cada embarque sin cerrar puede estar reteniendo varios productos a la vez. Cerrar un embarque libera todo lo que contiene. Si son muchos, contacta a Soporte para revisarlos en conjunto.
¿Necesitas ayuda? Si después de seguir estos pasos el producto sigue bloqueado, o no tienes claro si la mercancía salió, escríbenos a Soporte con el folio de la venta y el SKU del producto. Con esos dos datos podemos revisarlo.
