Recibiste la mercancía antes que el papel, y el proveedor te entregó dos o tres facturas en vez de una. Aquí registras cada una, con los productos y cantidades que ampara, y Wizerp genera una cuenta por pagar por cada factura.
- Una recepción, varias facturas
- Cada factura, su cuenta por pagar
- El XML hace el trabajo
1. Para qué sirve
Cuando compras bajo pedido, la mercancía llega antes que la factura: la recibes para poder remisionar y embarcar, y el comprobante te lo entregan después — a veces repartido en varias facturas.
- Varias facturas, una recepción. Registra cada factura conforme te la entreguen. No hace falta esperar a tenerlas todas.
- Una cuenta por pagar por factura. Cada una con su folio, su fecha y su propio vencimiento, calculado con los días de crédito del proveedor.
- Lo que falta sigue protegido. Mientras quede mercancía sin facturar, ese saldo no se puede pagar por error.
- El XML hace el trabajo. Arrastras el comprobante y Wizerp llena folio, fecha, importes, impuestos y hasta el reparto por producto.
Nota: si el proveedor te entrega una sola factura, no cambia nada para ti. El proceso es el mismo de siempre; esta pantalla solo agrega la posibilidad de repartir la recepción entre varias.
2. Dónde está
En el menú Acciones de la orden de compra, junto a las opciones que ya conoces.
- Entra a Compras y Gastos → Ordenes de compra.
- Busca la orden cuya mercancía ya recibiste.
- Abre su menú Acciones y elige Documentar recepción.
La opción aparece en cuanto la orden tiene mercancía recibida, sea parcial o total.
Nota: si la orden tiene varias recepciones, Wizerp abre directamente en la primera que sigue esperando factura. No tienes que elegirla.
3. Registrar con el XML
Es el camino corto y el que menos errores deja. Arrastra el XML que te mandó el proveedor y revisa lo que Wizerp propone.
- Arrastra el archivo
.xmla la zona punteada, o haz clic en ella para buscarlo. - Wizerp llena Folio, Serie, Fecha, UUID e importes, y propone cuánto cubre de cada producto.
- Revisa las cantidades de la columna En esta factura y corrige lo que haga falta.
- Presiona Registrar factura.
Tip: el reparto se propone solo cuando el código de cada concepto del comprobante coincide con el código del producto, el del proveedor o el de barras. Lo que no reconoce, te lo dice y lo capturas tú.
Atención: arrastra el XML, no el PDF. El PDF no trae los datos que Wizerp necesita leer; si lo sueltas por error, te lo va a decir.
4. Capturar a mano
¿No tienes el XML a la mano? Haz clic en capturarla a mano y llena los datos tú mismo.
La tabla te muestra, por producto, cuánto se recibió, cuánto ya se facturó y cuánto sigue pendiente. En la última columna capturas lo que ampara esta factura.
- Captura el Folio y la Fecha de la factura. La serie es opcional.
- Anota los importes: Subtotal, IVA, retención si la hay, y Total.
- En la columna En esta factura, escribe la cantidad de cada producto que cubre la factura.
- Presiona Registrar factura.
Nota: no tienes que cubrir todos los productos. Deja en blanco los que esta factura no ampara: van a quedar pendientes para la siguiente.
5. Leer el avance
Arriba de la pantalla, tres números te dicen en qué punto va la recepción.
Después de registrar, la factura aparece abajo con su importe y el número de cuenta por pagar que generó.
| Dato | Qué significa |
|---|---|
| Recibido | El importe de la mercancía que entró con esta recepción. |
| Facturado | Lo que ya quedó amparado por las facturas que registraste. |
| Pendiente | Lo que sigue esperando comprobante. Mientras no sea cero, ese saldo no se puede pagar. |
Tip: cuando el pendiente llega a cero, la recepción queda documentada por completo y Wizerp te lo dice con un aviso verde. A partir de ahí las cuentas por pagar quedan libres para programarse.
6. Cuando la factura no cuadra
Pasa a diario en productos que se venden por peso: pides 15 toneladas y el proveedor te factura 15.7. Wizerp no te bloquea por eso.
| Situación | Qué hace Wizerp |
|---|---|
| La diferencia entra en la tolerancia del producto | Registra la factura sin preguntarte nada. |
| La diferencia rebasa esa tolerancia | Te avisa cuánto excede y te ofrece el botón Autorizar y registrar. Necesitas el permiso correspondiente. |
| Autorizas la diferencia | Registra la factura por el importe del comprobante y mete al inventario la mercancía de más, con su costo. |
Nota: la tolerancia se define por producto, en su ficha del catálogo. Si compras acero por peso, conviene revisarla antes de empezar: con la tolerancia en cero, cada bobina te va a pedir autorización.
Atención: la cuenta por pagar siempre vale lo que dice el comprobante fiscal, porque es lo que legalmente vas a pagar. Lo que se decide al autorizar es qué hacer con la diferencia contra lo que tenías recibido.
7. Cancelar una factura
¿Capturaste una factura equivocada? En la lista de facturas registradas, cada una tiene su botón para cancelarla.
- Presiona el ícono de bote de basura de la factura que quieres cancelar.
- Escribe el motivo — queda guardado con tu nombre y la fecha.
- Confirma con Cancelar factura.
Sus cantidades vuelven a quedar pendientes de facturar y su cuenta por pagar se cancela. Si era la única, la recepción regresa al estado de «esperando comprobante».
Atención: no se puede cancelar una factura cuya cuenta ya tiene pagos aplicados. Wizerp te dice cuánto se pagó: primero hay que cancelar el pago desde cartera.
Tip: puedes volver a capturar el mismo folio después de cancelarlo. Wizerp te va a preguntar si es la misma factura, y con que confirmes basta.
8. Cerrar la documentación
A veces el proveedor simplemente ya no va a facturar el resto. Para que ese saldo deje de bloquear el pago, se cierra la documentación — diciendo por qué.
El motivo no es un comentario: define qué hace el sistema.
| Motivo | Cuándo se usa | Qué hace |
|---|---|---|
| Llegó menos de lo estimado | La mercancía nunca existió: se recibió una cantidad estimada y la real fue menor. | Baja el inventario y cancela el saldo de la cuenta. |
| Ya no va a facturar el resto | La mercancía sí está en tu almacén: el proveedor no te la va a cobrar. | No toca el inventario. Solo cancela el saldo por pagar. |
| Error de captura | La recepción se registró mal desde el principio. | Baja el inventario y cancela el saldo. |
Atención: los dos primeros motivos son opuestos, aunque suenen parecido: en uno hay menos mercancía, en el otro hay la misma mercancía y menos deuda. Por eso Wizerp pregunta en vez de asumir.
Nota: si esa mercancía ya se vendió, Wizerp no te deja cerrar con un motivo que baje el inventario: te dice de qué producto se trata, cuánto habría que descontar y cuánto hay. Ese faltante se resuelve desde Inventarios antes de cerrar.
9. Preguntas frecuentes
El comprobante trae conceptos que no están en la recepción — un flete, por ejemplo
Wizerp te los nombra y no los reparte, porque no corresponden a mercancía recibida. Si la factura los incluye, su total no va a coincidir con lo que estás repartiendo y el sistema te lo va a advertir.
¿Qué significa que una existencia aparezca marcada como estimada?
Que proviene de una recepción que todavía espera factura, y su cantidad puede cambiar cuando llegue. La marca desaparece sola en cuanto la recepción queda documentada.
Una misma factura cubre dos recepciones de la misma orden
Regístrala por partes: una vez en cada recepción, con las cantidades que le tocan. Al repetir el folio, Wizerp te dice dónde quedó registrada y te pregunta si es la misma factura; con que confirmes, sigue adelante.
Cerré la orden de compra y la cuenta sigue bloqueada
Son dos cosas distintas. Cerrar la orden de compra dice «ya no va a llegar más mercancía»; cerrar la documentación dice «ya no va a llegar más factura». Para liberar el saldo necesitas lo segundo, desde esta pantalla.
¿Puedo pagar una factura antes de registrar las demás?
Sí. Cada factura genera su propia cuenta por pagar, con su vencimiento, y queda lista para programarse en cuanto la registras. Lo único que permanece bloqueado es el saldo que sigue sin comprobante.
