Cómo registrar en Wizerp una compra cuyo proveedor entrega la factura hasta el momento en que usted recoge la mercancía, sin detener el resto de la operación y conservando el control del comprobante en las demás compras.
- Recepción con documento pendiente
- Mercancía en tránsito
- Cuenta por pagar por documentar
1. Para qué sirve
Está pensado para el esquema en que usted compra sólo cuando ya tiene el pedido en firme de su cliente, y su proveedor le entrega la factura hasta el momento de la recolección.
Wizerp registra normalmente la recepción de mercancía junto con el comprobante del proveedor, que es el orden más común: la factura llega con la mercancía. En su operación el orden es distinto, y por eso las etapas quedaban esperándose entre sí.
Lo que cambia: ahora la mercancía se puede recibir con el documento pendiente, quedar identificada en un almacén de tránsito mientras no está físicamente en su poder, y el comprobante se captura en el momento en que usted lo recibe: al recoger.
Lo que NO cambia: para el resto de sus proveedores la factura se sigue exigiendo igual que siempre. La excepción se activa proveedor por proveedor —y si hace falta, orden por orden—, nunca de forma general.
2. Configuración inicial
Se hace una sola vez. Después la operación diaria fluye sola.
2.1 Marcar al proveedor
Entre a Compras → Proveedores, edite el proveedor y active los dos campos nuevos.
Ficha del proveedor. Los dos campos nuevos aparecen junto a los datos fiscales: el interruptor “¿Entrega la factura hasta la recolección?” y el almacén de tránsito por omisión. Si deja el almacén vacío, la recepción se comporta como siempre.
2.2 Dar el permiso a quien corresponda
En Configuración → Usuarios, dentro de los permisos de Compras, active “Recepcionar sin documento del proveedor” a las personas que usted autorice. Quien no lo tenga seguirá viendo el folio de factura como obligatorio.
2.3 Opcional: preparar la remisión antes de recoger
Si quiere que la mercancía que está en tránsito ya cuente como disponible para armar la remisión y el embarque, active en Configuración → Documentos de compras la opción “Considerar mercancía en tránsito al vender”.
Antes de encenderla, considérelo con su contador. Con esa opción se puede remisionar mercancía que todavía no está físicamente en su almacén. Es justo lo que su operación necesita, pero conviene que la decisión sea consciente.
3. El proceso completo
Ocho pasos, de la orden del cliente a la cuenta por pagar documentada.
- Pedido — Del cliente final.
- Orden de compra — Al proveedor.
- Recepción — Sin factura, documento pendiente.
- Tránsito — Identificada, no vendible por error.
- Remisión y embarque — Se prepara la entrega.
- Recolección — Va por la mercancía.
- Liberación — Entra al almacén final + factura.
- Cuenta por pagar — Documentada y pagable.
4. Recibir sin factura
Al recepcionar una orden de compra de un proveedor marcado, la pantalla se adapta sola.
Tres cosas cambian solas: el folio y la fecha de factura dejan de estar marcados como obligatorios, aparece el aviso de documento pendiente, y el Tránsito llega encendido con el almacén del proveedor ya seleccionado. Todo se puede modificar antes de guardar.
Da igual desde dónde reciba. El comportamiento es el mismo si entra por el módulo de Compras o desde la notificación del inicio.
Requisito para ver la indicación del proveedor. La leyenda “Opcional: puedes capturarlo al recoger” aparece únicamente si en Configuración → Documentos de compras está encendida la opción “Recepción con factura del proveedor”.
Si esa opción está apagada, su empresa ya podía recibir sin comprobante en todas las compras, así que la excepción por proveedor no cambia nada y la leyenda no se muestra: sería engañoso atribuirle al proveedor algo que en realidad aplica a toda la empresa.
5. Tablero de documentos pendientes
En su pantalla de inicio verá el panel Recepciones (documento proveedor) con todo lo que está esperando comprobante.
La columna “Pendiente” indica cuántos días lleva la recepción sin comprobante: verde hasta 7 días, ámbar hasta 14 y rojo a partir de ahí. El botón Capturar factura abre directamente la ventana de registro.
Al presionar Capturar se piden el folio y la fecha de la factura:
La fecha importa: de ella depende el vencimiento de la cuenta por pagar. Captúrela como dd-mm-aaaa. También puede adjuntar el archivo del comprobante.
6. Recoger la mercancía y capturar la factura
Cuando va por la mercancía al proveedor, la libera del tránsito — y ése es el momento natural para registrar la factura que le acaban de entregar.
- Entre a Almacenes → Recepciones y localice la orden en tránsito.
- Presione Recepción en la orden que va a liberar.
- Capture las cantidades que efectivamente recibió. Puede liberar sólo una parte.
- Capture la factura del proveedor en los campos que aparecen abajo, si ya se la entregaron.
Los campos de factura sólo aparecen cuando esa recepción quedó pendiente de comprobante. Si ya está documentada, no se le pregunta nada. La indicación a la derecha recuerda que es opcional: si aún no se la entregan, puede capturarla después.
Al guardar, la factura queda registrada en la orden de compra y en la cuenta por pagar al mismo tiempo, y el vencimiento se recalcula con los días de crédito del proveedor. No hay que capturarla de nuevo en ningún otro lado.
Si todavía no le dan la factura, deje los campos vacíos: la mercancía se libera igual y la recepción sigue apareciendo en el tablero del inicio hasta que capture el comprobante.
7. Cómo se ve la mercancía en tránsito
En Inventarios, la columna En tránsito distingue dos situaciones que no son lo mismo.
OC es mercancía pedida al proveedor que todavía no llega. OT es mercancía que ya recibió y está parada en un almacén de tránsito, esperando que la recoja y la libere.
| Columna | Qué significa | ¿Está en su poder? |
|---|---|---|
| Disponible | Existencia libre para vender | Sí, en el almacén |
| En tránsito · OC | Pedida al proveedor, aún no recibida | No |
| En tránsito · OT | Recibida y parada en almacén de tránsito | Todavía no, falta recogerla |
8. Seguirle la pista a una recepción
Cada recepción deja un rastro: cuándo llegó la mercancía, si pasó por un almacén de tránsito, cuánto se ha recogido y si ya tiene comprobante. Todo eso se consulta en un solo lugar.
Entre a Compras › Órdenes de compra, abra el menú Acciones de la orden y elija Recepciones. La columna Recorrido resume en una palabra dónde está esa entrega:
| Recepción | Factura | Almacén | Recorrido | Avance |
|---|---|---|---|---|
| #1 | Documento pendiente | TRANSITO | En tránsito | 0 de 10 |
| #2 | A-48213 | TRANSITO | Liberada en parte | 3 de 6 |
| #3 | A-48311 | ALMACEN FINAL | Liberada | 6 de 6 |
El número de la columna de avance es el dato que contesta la pregunta práctica: cuánto falta por recoger.
| Lo que dice | Qué significa |
|---|---|
| Directo a almacén | No usó tránsito: la mercancía entró de una vez al almacén de destino. |
| En tránsito | Está en el almacén de tránsito y todavía no se recoge nada. |
| Liberada en parte | Ya recogió una parte; el resto sigue esperando. |
| Liberada | Se recogió todo. |
| Cerrada con faltante | Se cerró la recepción sin completar: lo que faltó ya no se va a recoger. |
Si hace clic en el + del renglón se despliega la línea de tiempo completa —orden, recepción, tránsito y comprobante—, cada paso con su fecha y el pendiente marcado como tal.
En la pantalla de traspasos. Una recepción que entró a tránsito aparece en la lista pero no se puede seleccionar, y dice por qué: se libera desde Almacenes › Recepciones, que es el único camino que descuenta la cantidad y permite capturar la factura. Antes simplemente no aparecía, y no había forma de saber dónde había quedado.
9. Pago de la cuenta por pagar
Una cuenta que nació de una recepción sin comprobante queda identificada como pendiente de documentar.
Mientras esté en ese estado no admite pago. Es una protección para evitar pagar sin el respaldo fiscal correspondiente. Si alguien lo intenta —desde la pantalla de pagos o desde la conciliación bancaria— el sistema lo indica:
No se puede aplicar el pago. Esta cuenta está pendiente de documentar: capture primero la factura del proveedor desde el tablero de recepciones.
En cuanto se captura el comprobante, la cuenta queda documentada y se puede pagar con normalidad.
10. Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer la excepción sólo para una orden en particular?
Sí. En el alta de la orden de compra hay un interruptor “Factura hasta la recolección”. Si no lo toca, la orden sigue lo configurado en el proveedor; si lo mueve, esa orden manda sobre la configuración del proveedor.
¿Qué pasa si sólo recojo una parte de la mercancía?
La orden queda como recepción parcial y lo que no recogió sigue contando como mercancía en tránsito. Puede volver por el resto después.
¿La mercancía en tránsito se puede vender por error?
No aparece como disponible del almacén final. Sólo se toma en cuenta para armar remisiones si usted activó expresamente la opción del punto 2.3.
¿Y si el proveedor nunca me entrega la factura?
La recepción permanece en el tablero del inicio con su antigüedad en aumento, y la cuenta por pagar sigue sin poder pagarse. Es la señal de que hay que darle seguimiento al proveedor.
¿Esto afecta a mis otros proveedores?
No. Todo proveedor sin la marca sigue exigiendo el folio de factura al recibir, exactamente como hasta ahora.
Las pantallas son capturas del sistema, salvo la del aviso de pago y la del recorrido, que son representaciones.
